Payroll Outsourcing #1 – Warum?

First things first:
Warum soll sich an der aktuellen Payroll etwas ändern?

Die Frage nach dem Hintergrund soll beleuchten, wie groß ein Handlungsdruck des Arbeitgebers, aber auch umgekehrt, wie groß dessen Leidensfähigkeit ist. Denn eines muss jedem, der sich mit Payroll im BPO (business process outsourcing) beschäftigt, klar sein: Wir leben zwar im 21. Jahrhundert, programmierte Maschinen fliegen zum Mars und landen dort selbsttätig, aber Payroll hat fast immer in den ersten Monaten Kinderkrankheiten.

Die klassischen Triebfedern für Payroll im BPO sind

  • anstehende Verrentung des bisherigen Abrechnungspersonals
  • mangelndes Payroll-KnowHow
  • Versuch der Kostenreduktion
  • Konzernvorgaben
  • Unzufriedenheit mit dem aktuellen Abrechner

Drei von fünf Gründen implizieren, dass der betreffende Arbeitgeber keine Wahl hat; den Weg vielmehr gehen muss. Hier sind Enttäuschungen vorprogrammiert. Erfolgt die Payroll bisher zum Beispiel inhouse, gibt es gerne etablierte Mechanismen gerade im Hinblick auf Annahmeschluss für die Payrolldaten und die interne Zusammenarbeit, welche ein externer Dienstleister in der gelebten Form gar nicht erbringen kann.

Ist der Kostenblock ein Thema, wird gerne am falschen Ende gespart. Kosten, die sich erst mittelfristig positiv auf die Wirksamkeit des Payroll-BPO auswirken, werden auf die lange Bank geschoben und kommen wie ein Bumerang zurück. Billig kauft doppelt.

Eine andere Frage ist an dieser Stelle elementar: Wer kann genau ermitteln, welche Kosten ein einzelner Payslip tatsächlich genau verursacht? Bevor hierzu keine belastbaren Zahlen vorliegen, sondern nur ein obskures Bauchgefühl vorherrscht, ist jeder Abgleich mit den Kosten eines externen Anbieters Makulatur. Der potentielle BPO-Interessent ist immer gut beraten seine Kosten, seine Prozesse und seine Anforderungen zu kennen und vermitteln zu können.

 

Ein neuer Themenkomplex

Ich habe ja seit einigen Jahren Tag ein, Tag aus mit Payroll zu tun und erlebe seit nunmehr drei Jahren das Thema aus der Sicht eines externen Dienstleisters. 

Meine Tätigkeit im Bereich der Neukundenübernahme – das sogenannte Setup – verschafft mir regelmäßig neue „Kunden“ mit ihren speziellen Herausforderungen, da ich meine Kunden durch die Einrichtung bis zur ersten Abrechnung auf einer neuen Abrechnungssystem – die sogenannte Payroll Engine – begleite und mich nach Übergabe in den Regelbetrieb verabschiede und den nächsten neuen Kunden begleiten darf. 

Aus meinen Erlebnissen und Erfahrungen läst sich ein bunter Strauß an Ideen und Überlegungen ableiten, den ich in den kommenden Wochen an dieser Stelle einfach mal zum Besten geben.  

Rasur mit Klingen von Mornin‘ Glory – ein persönlicher Test

Eigentlich wollte ich ja nur noch etwas auf SpiegelOnline stöbern als ich auf eine Anzeige zu Rasierklingen aufmerksam wurde. Ich klickte sie an und gelangte das erste Mal auf die Website von Mornin‘ Glory. Das Angebot klang zu verführerisch: Gute Klingen zu guten Preisen.

Zwei Tage später lagen der Griff und eine erste Packung Klingen im Briefkasten.

Die Verpackung
Die Verpackung
Die Lieferung
Die Lieferung

Die erste schöne Feststellung: Keine widerspenstige Blisterverpackung, keine Schere ist notwendig – einfach öffnen und Griff sowie Klingen entnehmen; fertig. Mit einer gewissen Skepsis begann ich dann die ersten Rasierversuche und bin jedoch seither begeistert. Das Rasieren geht leicht von der Hand, die Klingen sind sehr scharf und tatsächlich recht lange haltbar.

Die Handhabung ist einwandfrei, der Griff mit Kautschuk-Girffflächen liegt super in der Hand und auch der Klingenwechsel ist ein Kinderspiel.

Bis jetzt konnte ich keinen wirklichen Unterschied zu irgendwelchen Gillette-Rasierern und -Klingen feststellen. Halt, außer dem Preis. In meinem Abo – ich erhalte alle vier Wochen einen Satz von vier Klingen per Post nach Hause – kostet mich eine Klinge 2,25 EUR und das ist ein durchaus fairer Preis, ohne nach Schnäppchen oder Sonstigem suchen zu müssen.

Wer das Rasierset einfach mal ausprobieren möchte, hier gehts zum Starter Set.

Less talking, more doing

It may be a variation of my post regarding ‚Unnecessary Imperfections‘ but there is a deep desire within myself to emphasize the focus of really doing something  and see others walk their talk. While the mentioned post is dealing with problems arising when someone does not do their task or job properly my thoughts on this post are concerning inactivity or lethargy.

I saw or better heard lots of people wasting time by having senseless debates about things that cannot be changed anymore or – even worse – about things that are absolutely irrelevant to anything in life. And I always kept on thinking: Do you realize, what you could achieve if you spent your time in really acting or doing something? Others kept on telling me ‚Yeah, I’ll take care of that later on.‘ – and nothing ever happened. To be honest, I also catch myself in situations thinking or talking too much whereas I could have acted faster and tasks could haven been ended sooner.

While deliberating all my impressions of 2014 on this circumstance – for me surprisingly – quite a lot songs came to my mind that have a similar focus:

1. Red Hot Chili Peppers  – Slow Cheetah

Everyone has so much to say
They talk, talk, talk their lives away
Don’t even hesitate

2. Elvis Presley – A Little Less Conversation

A little less conversation, a little more action please
All this aggravation ain’t satisfactioning me
Don’t procrastinate, don’t articulate

You have to be aware of one final thing:
Things that need to be done, have be done  – no debate or discussion is helping out.

Attention terrorists – how to deal with?

Who did not already need to cope with them: Fellow men, colleagues or even clients who are always trying to catch your attention, seeming to do anything to gain it and dramatically consume your valuable time. I keep on questioning myself, how to deal with those characters? If it happens to be within your circle of friends or acquaintances you might use a more relaxed approach of dealing with or even avoiding them.

In a professional business context this is in my opinion a more challenging situation as avoidance or winding down contacts are no suitable options to be chosen. What I did is setting up a (short) agenda for each planned contact, giving points that needed discussion and those who needed to be decided. The hardest thing is to always track what the counterpart is talking about in order to keep her/him close to the given agenda. That is one point.

But what to do when you are being approached in between? All those little,tiny,  friendly „reminders“ by email that constantly keep spilling your inbox, phone calls when something was springing to your counterpart’s mind and a call was the easiest way.

As my business is project driven my contacts on the client side usually exist for a period of two up to four months. An escalation of the described problem to my manager does not seem to be helpful as it would easily jeopardize a timely project close-out.

So if you do have made good experience with certain ways to deal with those fellow men, please give me a hint of your approaches. Thx.

Change in language

I have been thinking for quite a long time prior to writing down these words and publishing them on my personal blog. Based on the fact that more and more parts of my job happen to be in the  English language I realized for myself a need to improve my English on a broad basis. Although most of my colleagues as well as my boss always happen to insist that I perform well in means of using the English language  in our business surrounding I am still in doubt of being good.

It my arise from my personal history as I received my high school diploma with English as one of the two major courses plus exams and also spent half a year during my college time in Dublin that contentment to me personally is hard to  achieve. Nevertheless I don’t want to get lazy on that ability again and yes, I am well assure, that most participants of international conference calls just talk or speak out what comes to their mind without taking grammar into account and usually everyone else is well aware what this person is talking about. But I am reluctant to do so, as I know, that there are better ways to perform in the English language.

This is where my personal blog came into account, as I am deeply convinced, once I begin publishing blog posts in English, I urge and push myself to write and think more often in English and hence achieve a higher grade of personal comfort. So I made a ruling and decided to write more and more blog posts in English. It may sound weird , but practice is usually on of the best ways to improve.

So whenever you come across a sentence and believe that the diction seems rather unfortunate, please let me know! I need also your feedback to get better day by day.