First things first:
Warum soll sich an der aktuellen Payroll etwas ändern?
Die Frage nach dem Hintergrund soll beleuchten, wie groß ein Handlungsdruck des Arbeitgebers, aber auch umgekehrt, wie groß dessen Leidensfähigkeit ist. Denn eines muss jedem, der sich mit Payroll im BPO (business process outsourcing) beschäftigt, klar sein: Wir leben zwar im 21. Jahrhundert, programmierte Maschinen fliegen zum Mars und landen dort selbsttätig, aber Payroll hat fast immer in den ersten Monaten Kinderkrankheiten.
Die klassischen Triebfedern für Payroll im BPO sind
- anstehende Verrentung des bisherigen Abrechnungspersonals
- mangelndes Payroll-KnowHow
- Versuch der Kostenreduktion
- Konzernvorgaben
- Unzufriedenheit mit dem aktuellen Abrechner
Drei von fünf Gründen implizieren, dass der betreffende Arbeitgeber keine Wahl hat; den Weg vielmehr gehen muss. Hier sind Enttäuschungen vorprogrammiert. Erfolgt die Payroll bisher zum Beispiel inhouse, gibt es gerne etablierte Mechanismen gerade im Hinblick auf Annahmeschluss für die Payrolldaten und die interne Zusammenarbeit, welche ein externer Dienstleister in der gelebten Form gar nicht erbringen kann.
Ist der Kostenblock ein Thema, wird gerne am falschen Ende gespart. Kosten, die sich erst mittelfristig positiv auf die Wirksamkeit des Payroll-BPO auswirken, werden auf die lange Bank geschoben und kommen wie ein Bumerang zurück. Billig kauft doppelt.
Eine andere Frage ist an dieser Stelle elementar: Wer kann genau ermitteln, welche Kosten ein einzelner Payslip tatsächlich genau verursacht? Bevor hierzu keine belastbaren Zahlen vorliegen, sondern nur ein obskures Bauchgefühl vorherrscht, ist jeder Abgleich mit den Kosten eines externen Anbieters Makulatur. Der potentielle BPO-Interessent ist immer gut beraten seine Kosten, seine Prozesse und seine Anforderungen zu kennen und vermitteln zu können.