Payroll Outsourcing #4 – Weltanschauung

Entscheidend für das erfolgreiche Outsourcing sind also nach aktuellem Stand:

  • Warum und wie sind die Brutto-Vollkosten aktuell?
  • Datensicherheit
  • Prozessdefinition: Wer macht was und wann? Wie erfolgt das bisher?

Heute füge ich noch einen weiteren Punkt ein:
Welche Payroll-Welten sollen abgebildet werden?

Wer sich jetzt denkt „Von was redet er nur“ hier ein paar Beispiele:

  • Geht es nur um die Entgeltabrechnung?
  • Wer übernimmt das Bescheinigungswesen?
  • Wo werden Urlaube und Überstundenkonten gepflegt?
  • Stehen noch klassische HCM-Funtionalitäten im Raum, wie zum Beispiel:
    • Verwaltung / Überwachung besonderer Mitarbeiter-Qualifikationen
    • Seminarverwaltung
    • Urlaubs- / Fehlzeitenworksflows
    • Betriebliche Wiedereingliederung
    • Onboarding- und Nachfolgepläne
    • Bewerbermanagement
    • Employee- / Managerselfservice
    • Benefit Management
  • Auswertungs- , Analyse- und Abfragetools auf Multimonats und -jahreswerten
  • Elektronische Archivierung
  • Zeiterfassung
  • Zugangskontrolle
  • Welche Vorgaben gibt es an die Übergaben an die Finanzbuchhaltung? (Anzahl Buchungslogiken, verschiedene Kontenrahmen, Rückstellungen Urlaub, Stundenkonten, Sonderzahlungen, BG, Rückstellunsgauflösungen)

Wenn man meine bisherigen Darlegungen richtig auslegt, kommt man hoffentlich durchaus zu dem Ergebnis, dass ich es nicht für ratsam halte, viele oder alle obigen Themen parallel zur  Entgeltabrechnung auf einen Schlag zu einem neuen Anbieter auszulagern. Davon abgesehen stellt sich die Frage, wie man mit solchen Anforderungen an die Payroll umgehen möchte. All diese Punkte können erfolgreich in unterschiedlichen Systemen implementiert sein. Je nach gewünschter HR- und / oder IT-Strategie kann es aber auch die Zielsetzung sein, hier (wieder) ein integriertes System anzustreben.

Bei der Wahl eines Anbieters muss vor einer Entscheidungen dieses Paket klar definiert sein. Selbst wenn viele Punkte prospektiv sind und aktuell nicht im Fokus stehen, so sollte die geplante Nutzung bei der Wahl des Anbieters und des/der Zielsystems/Zielsysteme berücksichtigt werden, damit die Entscheidung für den Anbieter und das Zielsystem langfristig kongruent zur unternehmenseigenen HR-/IT-Strategie ist.
Das kann je nach Gesamtsituation auch zur Konsequenz haben, dass die zunächst kostengünstigsten Anbieter nicht zum Zuge kommen. Langfristig wird dieser potentielle monetäre Unterschied jedoch von zahlreichen prozessualen und motivatorischen Aspekte mindestens kompensiert.

 

 

Payroll Outsourcing #3 – Rollenspiele

Wichtig für ein erfolgreiches Outsourcing der Payroll ist ein klares und vereinbartes Rollen- und Aufgabenverständnis. Je klarer das von Anfang an allen Beteiligten deutlich ist, desto geringer ist Wahrscheinlichkeit, dass im Projektverlauf Dieksrepranzen wegen unterschiedlichen Verständnissen auftreten. Ganz wichtig ist das Rollenverständnis einen externen Payroll-Dienstleisters: Egal ob Full-Service, Managed Service oder BPO heißt, es ist…

Payroll Outsourcing #2 – Datenschutz

Im 1. Beitrag habe ich die ersten sich bei der Frage nach Payroll-Outsourcing ergebenden Fragen dargestellt. Gerade hier bei den ersten Schritten und Überlegungen bleibt jedoch ein Baustein häufig außen vor: Datenschutz Abhängig von der jeweiligen Situation haben die Fragen nach dem Datenschutz unterschiedliche Dimensionen: Erfolgte die Payroll bisher lokal ist der Wechsel in eine…

Payroll Outsourcing #1 – Warum?

First things first: Warum soll sich an der aktuellen Payroll etwas ändern? Die Frage nach dem Hintergrund soll beleuchten, wie groß ein Handlungsdruck des Arbeitgebers, aber auch umgekehrt, wie groß dessen Leidensfähigkeit ist. Denn eines muss jedem, der sich mit Payroll im BPO (business process outsourcing) beschäftigt, klar sein: Wir leben zwar im 21. Jahrhundert,…

Ein neuer Themenkomplex

Ich habe ja seit einigen Jahren Tag ein, Tag aus mit Payroll zu tun und erlebe seit nunmehr drei Jahren das Thema aus der Sicht eines externen Dienstleisters.  Meine Tätigkeit im Bereich der Neukundenübernahme – das sogenannte Setup – verschafft mir regelmäßig neue „Kunden“ mit ihren speziellen Herausforderungen, da ich meine Kunden durch die Einrichtung…

Rasur mit Klingen von Mornin‘ Glory – ein persönlicher Test

Eigentlich wollte ich ja nur noch etwas auf SpiegelOnline stöbern als ich auf eine Anzeige zu Rasierklingen aufmerksam wurde. Ich klickte sie an und gelangte das erste Mal auf die Website von Mornin‘ Glory. Das Angebot klang zu verführerisch: Gute Klingen zu guten Preisen. Zwei Tage später lagen der Griff und eine erste Packung Klingen…