Entscheidend für das erfolgreiche Outsourcing sind also nach aktuellem Stand:
- Warum und wie sind die Brutto-Vollkosten aktuell?
- Datensicherheit
- Prozessdefinition: Wer macht was und wann? Wie erfolgt das bisher?
Heute füge ich noch einen weiteren Punkt ein:
Welche Payroll-Welten sollen abgebildet werden?
Wer sich jetzt denkt „Von was redet er nur“ hier ein paar Beispiele:
- Geht es nur um die Entgeltabrechnung?
- Wer übernimmt das Bescheinigungswesen?
- Wo werden Urlaube und Überstundenkonten gepflegt?
- Stehen noch klassische HCM-Funtionalitäten im Raum, wie zum Beispiel:
- Verwaltung / Überwachung besonderer Mitarbeiter-Qualifikationen
- Seminarverwaltung
- Urlaubs- / Fehlzeitenworksflows
- Betriebliche Wiedereingliederung
- Onboarding- und Nachfolgepläne
- Bewerbermanagement
- Employee- / Managerselfservice
- Benefit Management
- Auswertungs- , Analyse- und Abfragetools auf Multimonats und -jahreswerten
- Elektronische Archivierung
- Zeiterfassung
- Zugangskontrolle
- Welche Vorgaben gibt es an die Übergaben an die Finanzbuchhaltung? (Anzahl Buchungslogiken, verschiedene Kontenrahmen, Rückstellungen Urlaub, Stundenkonten, Sonderzahlungen, BG, Rückstellunsgauflösungen)
Wenn man meine bisherigen Darlegungen richtig auslegt, kommt man hoffentlich durchaus zu dem Ergebnis, dass ich es nicht für ratsam halte, viele oder alle obigen Themen parallel zur Entgeltabrechnung auf einen Schlag zu einem neuen Anbieter auszulagern. Davon abgesehen stellt sich die Frage, wie man mit solchen Anforderungen an die Payroll umgehen möchte. All diese Punkte können erfolgreich in unterschiedlichen Systemen implementiert sein. Je nach gewünschter HR- und / oder IT-Strategie kann es aber auch die Zielsetzung sein, hier (wieder) ein integriertes System anzustreben.
Bei der Wahl eines Anbieters muss vor einer Entscheidungen dieses Paket klar definiert sein. Selbst wenn viele Punkte prospektiv sind und aktuell nicht im Fokus stehen, so sollte die geplante Nutzung bei der Wahl des Anbieters und des/der Zielsystems/Zielsysteme berücksichtigt werden, damit die Entscheidung für den Anbieter und das Zielsystem langfristig kongruent zur unternehmenseigenen HR-/IT-Strategie ist.
Das kann je nach Gesamtsituation auch zur Konsequenz haben, dass die zunächst kostengünstigsten Anbieter nicht zum Zuge kommen. Langfristig wird dieser potentielle monetäre Unterschied jedoch von zahlreichen prozessualen und motivatorischen Aspekte mindestens kompensiert.