Wichtig für ein erfolgreiches Outsourcing der Payroll ist ein klares und vereinbartes Rollen- und Aufgabenverständnis. Je klarer das von Anfang an allen Beteiligten deutlich ist, desto geringer ist Wahrscheinlichkeit, dass im Projektverlauf Dieksrepranzen wegen unterschiedlichen Verständnissen auftreten.
Ganz wichtig ist das Rollenverständnis einen externen Payroll-Dienstleisters:
Egal ob Full-Service, Managed Service oder BPO heißt, es ist ein Dienstleister, der für einen vertraglich definierten Leistungsumfang eine Dienstleistung erbringt. Ende.
Erzählen wird Ihnen jeder, dass Ihre Payroll extrem wichtig ist und man ganz viel Erfahrung mitbringt. Fakt ist, jeder Anbieter versucht mit jedem seiner Abrechner eine maximalst mögliche Zahl an Abrechnungfällen umzusetzen. Und diese Zahl steigt natürlich immer weiter an. Für die Prüfung gibt es Massenverfahren, welche alle relevanten Prüfungsvorgaben abdecken und auch funktionierende Vier-Augen-Kontrollen. Aber Sie sind mit Ihrer Payroll ein Kunde unter vielen.
Ein Mitarbeiter der, aus welchen Gründen auch immer eine fehlerhafte Abrechnung erhielt, kann gerne einen Vorschuss bekommen. Während Ihre eigene Personalabteilung noch bis fünf Minuten vor Ende Änderungen möglich machte, gibt es hier im Outsourcing klare Fristen. Sie lagern aus, aber wenn Sie die Payroll bisher selbst erstellen, müssen Sie sich klar darüber sein, dass Sie Freiheiten aufgeben und jemand anderes den Takt Ihrer Payroll vorgibt.
Was die Frage zum nächsten Beteiligten bringt: Sie
Sie müssen Ihre Abläufe und Prozesse dahingehend anpassen, dass ein Personalbereich rechtzeitig und vollständig alle für die anstehende Abrechnung notwendigen Daten zur Verfügung hat, um diese fristgerecht an den Dienstleister weiterleiten zu können.
Sie müssen dieses Rollenverständnis immer wieder bei der Herangehensweise an Prozesse und Abläufe im Auge behalten.